DocuWare

Guarde, almacene, administre y comparta documentos, independientemente del formato o la fuente, en la oficina, en el hogar o en la carretera. Simplifique las aprobaciones y el procesamiento de documentos con flujos de trabajo automatizados. Las soluciones en las instalaciones o en la nube le permiten impulsar la adopción del usuario, proteger sus documentos y datos y brindar una experiencia excepcional al cliente.

• Mantenga a sus equipos productivos y los procesos de negocio en movimiento, donde sea que trabajen
• Asegúrese de que sus documentos sean seguros, accesibles, utilizables y en regla
• Cree flujos de trabajo sin problemas con integraciones de aplicaciones

Encuentre y administre documentos y flujos de trabajo desde su computadora portátil, PC doméstica a través de clientes web y aplicaciones de teléfonos inteligentes a través de acceso seguro, controlado y registrado solo disponible para usuarios autorizados. Las listas de tareas, las notificaciones por correo electrónico y los recordatorios mantienen a todos informados y los flujos de trabajo digitales en movimiento.

• Acceda a sus documentos en cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet
• Aumente la productividad al eliminar las tareas manuales y los retrasos asociados con los documentos en papel.
• Posicione para superar las expectativas del cliente a medida que elimina las barreras al servicio al cliente que los equipos distribuidos y el papel pueden crear

Cuanto menos tiempo dedique a administrar papel, más podrá concentrarse en actividades estratégicas orientadas al crecimiento. Los documentos y activos electrónicos residen en un repositorio centralizado que es una copia de seguridad, para que no se pierdan y se puedan proteger, por lo que solo pueden acceder personas autorizadas. Los flujos de trabajo integrados en DocuWare le permiten compartir la información a la velocidad de un clic.

• Pre-cree flujos de trabajo y procesos de documentos o cree ad-hoc según sea necesario
• Marcar excepciones para una respuesta más rápida y resolución de problemas
• De poder a todos para hacer más con aprobaciones, revisiones y políticas de retención de registros más rápidas

El movimiento de la información impulsa su negocio. Independientemente del departamento o de su industria, puede aumentar la eficiencia y la seguridad de los datos a través de procesos comerciales automatizados como:

• Contabilidad — automatice las aprobaciones de facturas, la correspondencia de 3 vías y otros procesos de AP mientras supervisa y verifica las compras. Proporcione rápidamente POD para acelerar las cuentas por cobrar con informes completos del proceso para auditorías libres de estrés.
• Recursos humanos — agilice el proceso de la entrevista al enrutar el papeleo, almacenar información en un lugar seguro y compatible, y permitir que las acciones de autoservicio de los empleados recopile talones de pago, complete formularios y más para ahorrar tiempo.
• Atención médica — el procesamiento seguro de registros médicos con documentos digitales proporciona acceso con derechos restringidos a los registros de pacientes, incluidos formularios firmados, resultados de pruebas, notas del médico y más, independientemente de dónde se vea al paciente.
• Fabricación — mantenga documentos de proceso, listas de materiales y otras notas de producción claramente documentadas para garantizar que la producción se mantenga dentro del presupuesto y el cronograma.
• Educación — automatice los flujos de trabajo para el procesamiento y el intercambio seguro de registros de estudiantes y documentos financieros, por ejemplo, saber que el almacenamiento y el archivo de documentos cumple con los requisitos de cumplimiento.

DocuWare es compatible con HIPAA, GDPR, Sarbanes-Oxley, SOC 2, seguridad Tipo I y muchas otras pautas regulatorias de EE. UU. E internacionales a través de acceso protegido por derechos, firmas digitales legalmente vinculantes, opciones de cifrado de archivos y más.

• Todo el flujo de trabajo y acceso a documentos gestionados por derechos protegidos por contraseña
• Controle el control de versiones del documento, los cambios en los documentos y quién puede ver, editar, almacenar, recuperar, cambiar o mover un documento
• El registro de actividades e informes proporcionan transparencia
• Crear y administrar programas de retención de registros.
• Cifre los datos para que permanezcan inaccesibles incluso para el administrador del sistema.

Simplifique el archivo y la recuperación de documentos con integraciones de línea de negocios en alrededor de 500 aplicaciones diferentes. Almacene documentos y correos electrónicos desde Outlook™. Transfiera datos comerciales a aplicaciones como SAP, Sage, QuickBooks, MS Dynamics y otros sistemas ERP. Con las integraciones de DocuWare, podrá hacer más, más rápido.

Otras características de integración incluyen:

• Escaneo, indexación e impresión directamente desde su dispositivo Ricoh con Smart Operations Panel 2.0 o superior en DocuWare con nuestro conector RSI DocuWare gratuito
• Integraciones avanzadas en productos de terceros a través de Smart Integration Workflows
• Smart Connect, que conecta sin problemas las aplicaciones a DocuWare para la recuperación inmediata y la indexación y captura de documentos simplificada
• La indexación inteligente permite la indexación automática basada en datos del documento para eliminar la captura manual de datos y acelerar la presentación
• Impresora DocuWare que le permite imprimir directamente desde la línea de aplicaciones comerciales
• Aplicaciones móviles que convierten su teléfono inteligente en un escáner móvil y le dan acceso a documentos sobre la marcha