Cada vez hay más oficinas que adquieren multifuncionales por las ventajas que ofrecen, y es que cómo no sentirse satisfecho con un equipo que incluye una gran variedad de funciones como imprimir, escanear, fotocopiar, enviar fax, entre otras, para que esto sea realmente efectivo aquí les decimos lo que debe tener un multifuncional para ser más productivo.
Implementar uno o varios multifuncionales en su oficina es una muy buena manera de ahorrar dinero y espacio, también repercute positivamente en la competitividad del negocio.
Cómo seleccionar el multifuncional adecuado
No todos somo expertos en multifuncionales, y es muy común que al momento de seleccionar la que usará en la oficina los primeros criterios que se consideran en el precio, costos a medio y largo plazo, sin embargo esto debe ser secundario.
Otros tantos se fijan en costos por impresión e inclusive la marca, pero los requisitos que realmente se deben considerar son: seguridad, funcionalidad y capacidad. Considerando esto, hicimos una lista de las características que deben considerar para elegir el multifuncional correcto.
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Velocidad de impresión
Este factor suele estar poco valorado porque seguramente no has pensado qué beneficio puede tener que el multifuncional imprima a cierta velocidad, te daremos un ejemplo, una empresa mediana, conformada por más de tres departamentos y con un equipo multifuncional ¿Te imaginas el tiempo que los colaboradores perderían en la fila para poder imprimir o escanear un documento?
Existen modelos de multifuncionales diseñados para realizar impresiones mensuales en grandes cantidades y de forma óptima proporcionan alta velocidad de impresión. Las impresoras pueden lograr velocidades de más de 70 páginas por minuto, así que pregunta a tu proveedor de servicio Administrado de Impresión la que se adecúe a tu presupuesto.
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Seguridad de impresión
¿Sabías que las multifuncionales también son blanco de los ciberataques? Los ataques de malwares ya no solo se limitan a las computadoras o dispositivos móviles, y el hecho de que es inevitable que pase información sensible en estos equipos los hace el blanco perfecto.
Por esto todos tus equipos de impresión deben estar protegidos para que la información no sea filtrada y derive en grandes pérdidas, incluso millonarias.
Existen modelos cuyo disco duro permite el cifrado AES en tiempo real y sin pérdidas de rendimiento. Cuando se retira sin autorización y se conecta a un sistema distinto, el contenido se autodestruye, lo que asegura la privacidad.
Otras herramientas son la autenticación de red, acceso basado en roles, tarjetas de proximidad, códigos de acceso, entre otras.
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Conectividad
Hoy en día es crucial que los multifuncionales tengan soporte de impresión móvil y pueda conectarse de forma inalámbrica. La conectividad WiFi vuelve más sencilla la gestión, configuración e instalación, y puede cambiarse de sitio sin complicaciones según sus requerimientos.
La posibilidad de imprimir desde los dispositivos inalámbricos de los colaboradores, incrementa la productividad del personal y transforma completamente la idea del escritorio convencional.
Otro aspecto de conectividad útil para los negocios es la conexión a la nube, para optimizar la conexión de los documentos desde un dispositivo móvil.
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Buena calidad a bajo costo
Si la calidad de impresiones que te brinda tu multifuncional es baja, esto puede repecutir de manera negativa a las operaciones de tu empresa, pues tendrás trabajos que se rechacen y deban imprimirse más de una vez, incrementando el costo por impresión.
Otros aspectos importantes son la eficiencia y costo por página, considera adquirir equipos multifuncionaes que tengan bajo consumo energético, además de que cuente con impresión por ambas caras de la hoja y soporte tóner o cartuchos de alta capacidad.
Las impresoras rápidas y avanzadas que representan altos costos por página no son una opción conveniente, ya que será ineficiente y los gastos implicados a largo plazo serán notables.
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Ahorro de papel y tinta
Ahorrar dinero y al mismo tiempo ser amigable con el medio ambiente sí es posible, con el multifuncional indicado, ya que no todos los equipos pueden proporcionar ambas ventajas, por lo que es aconsejable revisar las especificaciones técnicas del equipo en cuestión.
Investiga en internet las recomendaciones de las multifuncionales, cerciorarte de que cumplan con las normativas relacionada con el medio ambiente, tales como Energy Star para el ahorro de energía.
Contar con asesoría de expertos
Si te encuentras en la búsqueda de respaldo de una empresa con amplia experiencia en la renta de impresoras multifuncionales en México, contacten al equipo de Tecnicopy. Somos proveedores de servicios administrados de impresión y contamos con múltiples soluciones integrales, incluyendo las impresoras multifunción SHARP y RICOH.
Para más información o ser atendido por un ejecutivo contáctenos vía WhatsApp será un placer asesorarlo de acuerdo a sus necesidades de impresión mensuales.
