¿Cuánto tiempo de vida útil tienen mis impresoras? ¿Debo cambiarlas si aún funcionan? ¿Por qué actualizar mi flota de impresoras? Son preguntas que, junto con otras muy similares, suelen hacerse dueños y administradores de empresas cuando ha pasado ya un tiempo de la adquisición de los equipos de impresión.
Lo ideal es actualizarla cuando el cambio se plantea en búsqueda de mejores beneficios empresariales, incluyendo el uso de nuevas tecnologías que garanticen el funcionamiento adecuado de los dispositivos, para que trabajen a la par de las tendencias y requerimientos del mundo de hoy.
Si te encuentras evaluando esta situación, este artículo es para ti, ya que hemos reunido información con la finalidad de brindarte orientación al respecto y así ayudarte a tomar la decisión más acertada, teniendo como prioridad la seguridad de tus datos y el deseo de ofrecer un servicio cada vez mejor.
La seguridad: de los puntos principales a considerar en una flota de impresoras multifuncionales
La primera razón (y quizás la más importante) por la que se debe considerar actualizar la flota de impresoras de tu empresa es LA SEGURIDAD.
Por lo general, los equipos más antiguos no se encuentran equipados para responder adecuadamente a los riesgos de seguridad que se presentan en la actualidad.
Generalmente, hay información de la empresa contenida en estos dispositivos: datos personales, contraseñas e información de máxima seguridad que se debe proteger de un ataque cibernético al estar conectada a la red.
Renovar la flota de impresión te permitirá contar con equipos diseñados para resolver estos problemas. Incluyendo funcionalidades como:
- Encriptación de la información.
- Características de acceso seguro.
- Diseño de un disco rígido con mayor seguridad para proteger los datos almacenados.
- Actualizaciones de software capaces de detectar y manejar las nuevas amenazas de seguridad.
Cuando se logra vulnerar la seguridad de la información de una empresa, los costos que acarrearía serían por demás significativos, además de la crisis de reputación de la compañía. Por esto consideramos que mantener la información sin protección es un riesgo que ya no se puede correr.
Flota de impresoras multifuncionales útiles = mayor productividad
Sí, es común que los equipos más antiguos presenten de manera frecuente fallas que afectan directamente la productividad de la empresa, enlistamos algunos a continuación:
- Mantenimiento correctivo y preventivo: Cuando una multifuncional falla, por lo regular se solicita al personal de IT o al proveedor del servicio administrado de impresión la visita de un técnico para la revisión y compostura de la misma, y por esto los colaboradores deben esperar a que se solucione el problema.
- Compra de consumibles: En ocasiones existen algunos consumibles que son difíciles de conseguir y no tenerlos a tiempo deja fuera de servicio los equipos que lo requieran.
- Costos: Algunas refacciones representan costos bastante elevados dentro de la organización, más el gasto de la reparación.
Si esto sucede de forma frecuente, lo más conveniente es solicitar una consultoría de reingeniería de flotilla de equipos de impresión o multifuncionales para tomar la mejor decisión respecto de su actualización.
Otros aspectos importantes a considerar:
- ¿Pueden los trabajadores enviar trabajos para imprimir desde sus dispositivos móviles o desde la nube? Esta funcionalidad es sumamente necesaria en esta nueva modalidad de trabajo, donde las tablets y equipos portátiles están a la orden del día. La infraestructura de impresión debe estar equipada para soportar la movilidad y aportar agilidad a las tareas por cumplir.
- Los equipos obsoletos implican un mayor consumo de energía y un mayor costo de impresión (tinta y espacio). Las impresoras actuales están diseñadas para ahorrar en energía hasta más de la mitad de lo que lo hacían algunos años atrás.
- ¿Cuál es la velocidad de impresión? Es necesario evaluar el tiempo y los costos que pueden ahorrarse al adquirir una impresora que entregue los archivos más rápido y contribuya a que los flujos de trabajo sean cada vez mejores.
Flota de impresoras para una mayor productividad
En Tecnicopy ayudamos a nuestros clientes a optimizar sus procesos de impresión manteniendo la productividad en su organización y la seguridad de sus redes de datos.
Somos distribuidores autorizados de las marcas RICOH y Sharp, cuyos dispositivos de impresión están diseñados para satisfacer las necesidades y exigencias de los tiempos de hoy con funcionalidades que suman productividad al entorno laboral, incluyendo:
- Componentes de larga duración.
- Características de seguridad como inicio de sesión con acceso seguro, permisos de administración solo por personal autorizado y seguimiento de los documentos que se imprimen, escanean o copian en la red.
- Un ecosistema totalmente compatible con entornos de oficina, sea cual sea el dispositivo utilizado para generar la impresión.
- Reducción de costos energéticos
- Reducción de la huella de carbono para contribuir al cuidado ambiental.
¿Tienes más de cinco años con la misma infraestructura de impresión y crees que es momento de cambiar? Contáctanos, estamos listos para ayudarte y nos encantaría ser tu proveedor de servicios administrados de impresión.
