La digitalización de documentos consiste en la trasformación de documentos físicos en archivos digitales, que se desarrollan en un entorno virtual. En la actualidad, son cada vez más las empresas que se benefician de la transformación digital, adaptándose a los cambios tecnológicos que estos conllevan.
En general, las empresas de todo el mundo han eliminado paulatinamente el papel con la digitalización de documentos y optimizado los procesos. A lo largo de este artículo, conoceremos más a fondo sobre la digitalización de documentos.
¿Qué es la digitalización de documentos?
Como ya mencionamos anteriormente, es pasar aquellos documentos en físico a formato digital. Tarde o temprano, toda empresa en el mundo debe adaptarse la transformación digital, ya que si no lo hacen, podrían estar operando de manera lenta con respecto a otras empresas de su competencia.
La digitalización de documentos facilita el trabajo de oficina, aumentando el espacio de la misma, eliminado los documentos físicos. Por otro lado, facilita las búsquedas ágiles para un mejor acceso a la información y establece flujos de trabajo más eficiente.
¿Para qué sirve la digitalización de documentos?
La transformación digital ha cambiado por completo la rutina diaria del trabajo de oficina. El proceso de digitalización de documentos sirve para:
- Organizar los archivos: la digitalización de los documentos permite mantener los archivos más organizados para un trabajo más eficiente. Aquellos archivos que se guardaban en las estanterías, podrán ser sustituidas por carpetas virtuales.
- Datos protegidos: la digitalización cuenta con elementos que permiten mantener los datos protegidos para garantizar la seguridad de los mismos.
- Aumento de la productividad: los archivos podrán estar más organizados, aumentando la productividad laboral sin invertir tanto tiempo en la búsqueda de un documento, como ocurría anteriormente.
- Reducción de costos: los negocios que digitalizan sus documentos generan un impacto positivo en su economía, ya que se reduce el gasto de papel, tinta para impresora, entre otros, garantizando un mayor ahorro.
¿Cómo hacerlo?
La digitalización de documentos se puede realizar de la siguiente manera:
- Recopilar los documentos: en primer lugar, es importante seleccionar cada uno de los documentos que se deben digitalizar.
- Clasificación: una vez recogidos todos los documentos, se procederá a clasificarlos por fecha, nombre y criterio. Clasificándolos de esta manera el sistema podrá normalizar el registro.
- Digitalización: en este paso se comienza la digitalización de cada documento, escaneándolos y ordenándolos inteligentemente.
- Organizarlos por carpeta: una vez se hayan digitalizado cada documento. Se recomienda organizarlos por carpetas, para mantener la información organizada y acortar tiempo al momento de la búsqueda.
Recomendaciones para digitalizar documentos
- Disponer de un buen escáner
Antes de digitalizar los documentos, es importante verificar que el escáner se encuentre en perfectas condiciones. Una de las cosas a tener en cuenta, es que cuente con la resolución suficiente para que los documentos se reproduzcan perfectamente.
Así mismo, la pantalla del escáner debe ser lo suficientemente amplia para hacerlo en tamaño oficio y carta.
- Que el personal esté capacitado para realizar la digitalización
En ocasiones, las empresas le delegan este tipo de actividad a personas que son nuevo ingreso y que no cuentan con la experiencia suficiente para digitalizar todos los documentos.
Por ello, se recomienda que la persona encargada tenga experiencia en el manejo del escáner, para calibrar la resolución deseada y eliminar posibles desperfectos del documento.
- Almacenar en carpetas los documentos y en un dispositivo seguro
Una de las ventajas de este proceso es que podrás ahorrar mucho espacio físico. Con la digitalización podrás almacenar millares de documentos en un dispositivo tan pequeño como lo es el disco duro externo.
Para que todos esos documentos estén organizados y sean fáciles de localizar a la hora de una búsqueda, te recomendamos clasificarlos y guardarlos dentro de capetas digitales.
- Establecer el formato en el cual se guardarán los documentos
Es importante definir en qué tipo de formato se guardarán los documentos, puesto que muchos pueden contener imágenes que si no se almacena en un tamaño correcto puede tener distorsión al momento de imprimirlo.
- Dedicar tiempo para la digitalización
Si no tienes tiempo para digitalizar cada uno de los documentos de tu empresa, lo mejor será que contrates expertos que se dedican a digitalizar cada uno de los expedientes y de esta manera podrás estar más tranquilo desempeñando las funciones de tu compañía.
Si deseas tener más información contáctanos, uno de nuestros asesores te atenderá y brindará la solución ideal a tus necesidades, en Tecnicopy estamos listos para ser tu aliado comercial en la gestión de documentos de tu empresa.
