Imprimir es algo muy común en las oficinas de todo el mundo, sin embargo es una acción a la que prestamos poca atención y aquí te diremos cómo imprimir de manera correcta para mejorar la productividad y aprovechar al máximo sus beneficios.
Cada una de las tecnologías implementadas en una oficina tienen un objetivo en común: mejorar la eficacia y la productividad. De hecho, los empleados creen que la productividad se reduce en una media de un 21 % como resultado directo de la falta de eficacia de la tecnología.
Así lo indica un informe que estima que los resultados deficientes del rendimiento informático generan pérdidas de productividad considerables, que se atribuyen a las tecnologías de impresión. Además, el 48% de las incidencias y frustraciones asociadas con la impresión son resultado de modelos de impresión centralizados que requieren productos compartidos por gran cantidad de personas.
Cuando se cuenta con una flotilla de impresoras distribuidas, los usuarios pueden controlar sus prioridades y eliminar los retrasos causados por problemas en la red. Además, es muy útil en entornos donde la confidencialidad y el acceso directo y rápido a los documentos impresos son cruciales.
Es decir, para puestos de altos directivos o de recursos humanos y asuntos legales, así como el personal que trabaja de cara al público como los docentes, los médicos, los enfermeros y los minoristas, que no pueden desatender a los clientes, los pacientes o los alumnos mientras van a recoger un documento a la impresora.
La importancia de la innovación para mejorar la productividad
Para empresas grandes, es de suma importancia para su crecimiento que sus empleados tengan buena productividad. Y para conseguir esto es preciso ser innovador para mantenerse, progresar y desde luego ganar.
Contrariamente a lo que se pueda pensar, la innovación no tiene porqué ir necesariamente ligada a gasto, sino prestar atención a los pequeños detalles, y algunos de estos detalles se encuentran en la impresión. En este sentido, podemos disponer de un equipo de impresión muy veloz, pero si nos quedamos sin papel de manera frecuente, el tiempo ganado en la impresión o copiado lo perdemos, e incluso lo aumentamos.
Seis formas de mejorar la productividad
Lo que está claro es que las tecnologías de impresión siguen estando muy presentes en la oficina. De hecho, según el estudio Global Print 2025, el 64% de los empleados cree que los documentos impresos seguirán siendo importantes en 2025. Pero, ¿de qué manera se puede mejorar la productividad? Brother ha desvelado seis formas de lograrlo:
-Buena relación calidad/precio. El comprador de hoy busca calidad, eficiencia y durabilidad a un precio competitivo. Para abordar estas preocupaciones, es necesario adoptar equipos que proporcionen a las empresas altas velocidades y volúmenes de impresión que se ajusten a las necesidades de los usuarios.
-Configuración sencilla. Frente a aquellas impresoras con cables y problemas de conexión entre los diferentes dispositivos, hoy en día, los equipos de impresión son muy fáciles de configurar. En ese sentido, la posibilidad de conexión directa a la red ahorra mucho tiempo y frustración en el proceso.
-Mantenimiento fácil. Los dispositivos de impresión son cada vez más fáciles de mantener y no requieren de un conocimiento específico ni invertir mucho tiempo en el mantenimiento de los equipos.
-Tecnología inteligente. Los equipos de impresión aprovechan las posibilidades de la tecnología (láser y/o tinta) para ofrecer a los usuarios movilidad y una experiencia más intuitiva. La conexión WiFi, o servicios de almacenamiento a la nube, como Dropbox, y otras aplicaciones, hacen que sea posible imprimir más rápido.
La movilidad, operaciones más sencillas y la reducción en el número de interacciones de los empleados ayudan a las empresas a aumentar la productividad, al reducir tiempo a los colaboradores en este tipo de tareas.
-Ahorro de tiempo. El aumento de los volúmenes de papel (bandejas de papel con mayor capacidad) y de consumibles de larga duración, junto con interfaces intuitivas y accesos directos, ayudan a ahorrar tiempo en la producción de documentos.
-Ahorro de costes para toda la vida. Posiblemente, la mayor ganancia potencial ofrecida por los dispositivos de impresión modernos es su bajo coste de impresión. Los precios se hacen aún más atractivos debido al bajo coste de impresión por página y a la larga duración de los consumibles.
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