Implementar una política de impresión responsable en tu empresa puede ayudar a reducir costos de impresión. Sobre todo cuando en una empresa existen un gran número de empleados.
Al establecer las políticas de impresión responsable, los trabajadores deberán seguir una serie de normas que les permitirá tener claro qué cosas deben y no deben hacer a la hora de realizar impresiones.
Con tan solo organizar una reunión con todos los empleados, podrá fijarse las pautas que deberá cumplir cada trabajador.
A lo largo de este artículo, explicaremos como implementar dichas políticas de impresión para que tu empresa sea más organizada y eficiente.
¿Cómo establecer políticas de impresión responsable?
Si aún no cuentas con políticas de impresión responsable, toma estos puntos como referencia y adáptalos a las necesidades y operación de tú empresa.
- Imprimir solo los documentos necesarios: se recomienda imprimir solo aquellos documentos que requieran estar en físico, ya sea para una entrega inmediata o de consignación.
- Utilizar papel reciclado: usar papel reciclado, es una de las medidas a implementar, sobre todo para aquellos documentos que solo se deben manejar en la propia empresa. De esta manera, se estaría ahorrando el papel en blanco que podrá utilizarse para impresiones más importantes.
- Verificar los documentos antes de imprimir: utilizar la vista previa es una de las herramientas básicas para verificar si el documento está bien cuadrado antes de imprimirlo.
- Imprimir a doble cara: para aquellas impresiones internas propias de la empresa, la impresión a doble cara puede hacer ahorrar grandes cantidades de papel, contribuyendo a su vez a preservar el medio ambiente.
- Usar consumibles de calidad: utilizar consumibles para multifuncionales de calidad puede ser un gran ahorro, puesto que si se utilizan cartuchos de baja calidad, es posible que algunas hojas deban imprimirse otra vez debido a la baja resolución.
Multifuncionales eficientes para una impresión responsable
Los puntos mencionados anteriormente son tareas que pueden ser realizadas por los colaboradores; sin embargo, contar con los equipos adecuados también tiene beneficios:
- Componentes de larga duración: si dispones de impresoras con componentes de buena calidad, podrás reducir los costos notablemente, sobre todo en residuos.
- Invertir en nuevos equipos: la tecnología de equipos de impresión va evolucionando a pasos agigantados. Disponer siempre de los equipos más avanzados es de gran ventaja, ya que se podrá aprovechar funciones más sostenibles que suponen un gran beneficio para la empresa.
- Ajustar fuentes de calidad de impresión: el modo borrador puede usarse siempre que sea posible, sobre todo en esas impresiones de menor importancia. Se aconseja solo ajustar el nivel de calidad alto para aquellos documentos realmente importantes para la empresa.
- Usar el modo «ahorro de energía» de la impresora: esta opción está pensada para reducir el consumo de electricidad y reducir los gastos en la factura de la luz.
- Establecer soluciones de seguridad: implementar soluciones de seguridad que establezcan límites de impresión para reducir el número de impresiones innecesarias, es otra de las medidas útiles para imprimir solo lo necesario.
Por otro lado, este tipo de medidas no solo supone un ahorro de papel, sino que además los equipos multifuncionales permiten fotocopiar, imprimir, escanear, enviar y recibir correos electrónicos y documentos de todo tipo, con lo cual es más fácil poder controlar quien, qué y para qué se imprime, estableciendo de esta manera límites de impresión.
Muchas empresas están implementando las políticas de impresión con el fin de limitar sus gastos de impresión y también para contribuir con la preservación del medio ambiente.
Aspectos técnicos a tener en cuenta
Las políticas de impresión responsables se realizan con la finalidad de que el papel con el pasar de los años comience a tener una mínima presencia en las empresas.
Con el avance de las TIC en las empresas, se están fabricando softwares de tecnología documental que tienen como propósito crear documentos de valor, el cual puedan almacenarse y distribuirse de forma electrónica y de esta manera facilitar la impresión de lo verdaderamente importante.
Hoy en día, la tecnología de documento está evolucionando rápidamente, el cual no solo se crean equipos más eficientes, sino que además la creación de software que optimizan los procesos documentales.
Por otro lado, en aquellas empresas grandes en las que cuentan con una plantilla de colaboradores numerosa, se debería de contar con un servidor que permita visualizar cada documento antes de mandarlo a imprimir, ya que muchas veces esos archivos son para consultar algunas hojas o determinados valores.
Al contar con un servidor de esta índole, cada empleado sabría que es exactamente los que debe imprimir o no, controlando además un gran volumen de redes de oficina.
En Tecnicopy consideramos que para que la política de impresión responsable se lleve a cabo, es importantísimo la concientización de todos los trabajadores de la empresa, de esta manera dichas políticas podrán ser de gran éxito para la economía de las empresas.
