Los softwares para impresión son el claro ejemplo de cómo la tecnología está presente en todos los aspectos de nuestra vida. Ya que como bien sabes, la impresión es una actividad fundamental en muchas empresas y organizaciones, y hoy en día se ha vuelto más sofisticada, y gran parte de esto se debe a los avances en este tipo de herramientas.
Y es que un software para impresión es una herramienta que desempeña un papel crucial al optimizar los procesos de impresión, mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar resultados de alta calidad.
Por eso, si quieres llegar a tus clientes y hacerlos partícipes de tu negocio; la impresión puede ser una herramienta ideal para hacerlo. Pero para hacerlo de manera inteligente, definitivamente necesitas un software de impresión que te ofrezca todas las herramientas necesarias para que tu actividad sea rentable y eficiente. Y en este artículo, te mostraremos los mejores softwares para impresión disponibles en el mercado y cómo elegir el más adecuado para tu empresa.
¿Qué es un software para impresión?
Para iniciar, un software para impresión es una aplicación informática diseñada para administrar y controlar tus procesos de impresión. Funciona como un intermediario entre tu y la impresora, permitiendo que se realicen tareas de impresión de manera eficiente y con mayor facilidad. Es decir, te permite controlar tus impresoras, imprimir trabajos y documentos en ellas.
En otras palabras, estos programas te permiten configurar opciones de impresión, como la calidad, el tamaño del papel, el número de copias y el tipo de impresora, entre otras funciones. Y son especialmente útiles para empresas que necesitan imprimir grandes cantidades de documentos regularmente o que cuentan con varias impresoras compartidas entre el personal.
Los orígenes del software de impresión se remontan a principios de los años 90, cuando las empresas comenzaron a darse cuenta de que los costos de impresión se estaban desbordando y la gestión distribuida (por departamento) resultaba ineficiente. Fue el momento en que manejar los dispositivos y consumibles desde una plataforma centralizada empezó a convertirse en una solución estratégica.
Tipos de software para impresión
Ahora bien, no todas son iguales y no todas hacen lo mismo; es decir, existen diversos tipos de software para impresión, cada uno diseñado para satisfacer necesidades específicas. A continuación te presentamos algunos de los más comunes:
- Software de gestión de impresión: Estas herramientas te permiten supervisar y controlar múltiples impresoras desde una ubicación central. Te ayudan a optimizar el uso de recursos, reducir costos y mejorar la seguridad al requerir autenticación para imprimir.
- Software de gestión documental:Un software de gestión documental es una plataforma electrónica que centraliza y organiza la información en forma de documentos digitales. Está diseñado para reemplazar los métodos tradicionales de manejo de documentos en papel, ofreciendo una solución más eficiente, segura y accesible.
- Software de diseño gráfico: Estos programas están especialmente enfocados en la creación y edición de material gráfico antes de ser impreso. Cuentan con herramientas avanzadas para manipular imágenes, crear ilustraciones y diseñar materiales publicitarios o promocionales.
- Software de impresión 3D: Dirigido al creciente campo de la impresión tridimensional, este tipo de software es esencial para que controles y prepares modelos 3D antes de la impresión. Proporciona opciones para ajustar la resolución, el relleno y otros parámetros cruciales para obtener resultados precisos.
¿Cómo elegir un buen software para impresión para tu empresa?
Ahora viene la pregunta más importante: ¿Cómo elegir un buen software de impresión para tu empresa? El primer paso es determinar tus necesidades. Esto incluye determinar qué tipos de documentos imprimes, si son en su mayoría con mucho texto o muchos gráficos y cuántas páginas necesita imprimir por día o por mes.
Otros factores que debes tomar en cuanto es si alguno de tus empleados necesita acceso especial a las impresoras, como capacidades de impresión remota o permiso para crear y editar documentos por su cuenta, por mencionar algunos.
Por lo mismo, al seleccionar un software para impresión para tu empresa, es esencial tener en cuenta varios aspectos clave:
- Compatibilidad: Asegúrate de que el software sea compatible con las impresoras y dispositivos que utilizas en tu empresa. Verifica también si es compatible con el sistema operativo que emplean tus computadoras.
- Facilidad de uso: Busca un software con una interfaz intuitiva y fácil de utilizar. Un diseño amigable facilitará su adopción y reducirá la curva de aprendizaje para tus empleados.
- Soporte técnico: Es importante contar con un proveedor que ofrezca un buen servicio de soporte técnico. De esta manera, podrás resolver cualquier problema que surja rápidamente y minimizar el tiempo de inactividad.
- Seguridad: La seguridad de los datos y documentos impresos es esencial, especialmente en entornos empresariales. Asegúrate de que el software ofrezca opciones de autenticación y encriptación para proteger la información sensible.
Según un estudio de Zion Market Research, las empresas pueden reducir sus costos de impresión en más del 30 % mediante el uso de software de gestión de impresión.
Mejores softwares para impresión
¿Aún no encuentras el mejor software para impresión? A continuación, presentamos una lista de los mejores softwares de impresión disponibles actualmente:
- Objectif Lune PlanetPress: Es un paquete de software completo e integrado que permite la fácil creación e impresión de documentos de contenido variable con los beneficios adicionales de ofrecer funciones avanzadas y automatizadas de flujo de trabajo y gestión de salida. Un enfoque modular, adaptado a las necesidades de su negocio.
- Objectif Lune PrintShop Mail: Es una herramienta de software profesional de datos variables simples y complejos para cantidades de salida de volumen medio a alto que hace que la impresión personalizada sea , rápida, eficiente y muy fácil de usar. Le permite optimizar el proceso de combinar información de base de datos variable con un diseño. Para anuncios, correo directo, volantes o cualquier otro tipo de documentos promocionales.
- RICOH HotSpot Enterprise v4: Es un software para imprimir desde cualquier lugar, en cualquier red, utilizando cualquier dispositivo iOS o Android®. Pase de la infraestructura de impresión local a la impresión en nube conveniente para satisfacer las demandas de una fuerza laboral más móvil y reducir los costos de TI y mano de obra.
- RICOH HotSpot para MFP/impresoras: Es un software para impresión en la nube, brinda a tus usuarios móviles una impresión conveniente en la nube sin límites. Permite a tus empleados y usuarios imprimir desde cualquier dispositivo con capacidad para Internet, sin acceso a la red, drivers de impresión o software especial.
- Adobe Acrobat Pro: Ideal para empresas que trabajan con documentos PDF, ofrece una amplia gama de funciones para editar, convertir y proteger archivos PDF.
No cabe duda que los softwares de impresión son una herramienta muy importante para las empresas que quieren mejorar su productividad, reducir los costes y optimizar el uso de recursos. Por lo que si estás considerando seriamente implementar uno considera las necesidades específicas de tu organización y compara las características de diferentes softwares antes de tomar una decisión.
Estamos seguros que con las opciones que te mostramos en este artículo, estarás bien encaminado para mejorar tu proceso de impresión y obtener resultados excelentes. ¿Necesita una asesoría más completa? Tecnicopy es tu mejor opción, déjanos guiarte para ayudarte a elegir el mejor software para impresión que tu empresa necesita.
Contáctanos, un asesor está listo para resolver tus dudas.
Fuentes:
- Zion Market Research – Print Management Industry Perspective: https://www.zionmarketresearch.com/report/print-management-market
- Gordon Flesch Company – The Evolution of the Printer: What’s Next?: https://www.gflesch.com/blog/whats-next-in-printing
