La documentación digital vino a cambiar el modo en el que los negocios almacenan y manejan la información y documentos importantes para su operación. Ya que es la solución a problemas como la falta de espacio por exceso de archiveros, retrasos y errores en las consultas de archivo, así como complicaciones al hacer trámites en línea con documentos oficiales.
Si en tu negocio no están familiarizados con el término, en pocas palabras, la documentación digital consiste en convertir archivos y documentos físicos, a un formato digital. Y aunque este proceso pueda parecer tedioso, una vez realizado puede traerte múltiples beneficios.
Beneficios de la documentación digital
En la actualidad es vital la documentación digital, ya que está comprobado que la obsolescencia de los procesos tradicionales de documentación, afectan considerablemente la productividad y la rentabilidad de tu negocio.
Ten en cuenta que la documentación digital es mucho más que digitalizar papel, ya que también se pueden ver afectadas las tareas, actividades y procesos, que llevan a cabo los diferentes departamentos de tu negocio. Y no necesariamente, de forma negativa.
A continuación te presentamos algunos beneficios de la documentación digital:
- Reducción del uso del papel y suministros de impresión, así como ahorro en costes de reparación y servicio técnico por uso.
- Menores costos de almacenamiento; hablando de almacenamiento físico, como archiveros y renta de oficinas.
- Descentralización de la información al estar guardada en archivos digitales a los que pueden acceder de forma simultánea varios usuarios.
- Garantía de la conservación de tus documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.
- Agilidad en las búsquedas y consultas de archivos
- Aumento de la productividad de los empleados.
- La información estructural permite una mejor toma de decisiones.
- Acceso seguro y rápido a tus documentos.
- Integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido.
- Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento, y además, estas copias exactas sirven como copia de seguridad de los documentos.
- La información que está digitalizada puede ser modificada y utilizada para otros fines.
- Se facilita la difusión online de los documentos. Éstos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física, ni esperar la confirmación de su recepción.
- Contribuye al mantenimiento y mejora del Medio Ambiente ayudando a disminuir la contaminación generada por el papel.
Pasos para digitalizar tus documentos
Antes de considerar la documentación digital para mejorar tu operación, asegúrate de conocer el estatus y las necesidades particulares de tu negocio:
- Cantidad de documentación a digitalizar
- Disponibilidad de recursos existentes
- Personal disponible para la tarea
Ya que cuando piensas en la documentación digital, es común pensar que debes pasar horas escaneando a mano cada documento de tu negocio; afortunadamente hoy en día existen escáneres y multifuncionales con gran potencia, que te ayudan con esta labor, aumentando el número de páginas por minuto procesadas.
También existen empresas que se dedican a ofrecer ese servicio, para que tú te enfoques en tu actividad y los expertos se encarguen de la digitalización de tu información y documentos. Sea cual sea el método que más te convenga, estos son los pasos que se deben seguir para tener una buena digitalización de documentos:
Reúne la información
Reúne toda la información a procesar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas o clips. Este es el paso que mayor tiempo implica.
Escanea
Escanea los documentos para pasarlo a formato digital, puedes hacerlo de forma manual si es poca la documentación que tienes que digitalizar. La capacidad de tu equipo afectará la duración de este paso.
Digitaliza
Algunos multifuncionales y equipos de impresión cuentan con la funcionalidad de transformar la imagen en texto. Esto permitirá crear un documento que podrás editar o incorporar a otro con el que estés trabajando. También existen softwares externos que pueden ayudarte con este proceso si ya cuentas con equipo propio.
Almacena y respalda
El secreto del éxito de la documentación digital, radica en el almacenamiento; ya que lo más importante de todo este proceso, es mejorar el acceso a la información para una futura búsqueda o consulta. Así que no olvides almacenar está información de forma segura y de fácil acceso para todos, de preferencia en la nube.
La documentación digital al alcance de tu mano
Sin duda la documentación digital es una de las acciones que toda empresa deberá implementar en un futuro inmediato, pues los avances tecnológicos propician la obsolescencia de procesos en poco tiempo.
Así que si en tu empresa aún trabajan con la documentación tradicional, los invitamos a conocer los equipos que Tecnicopy tiene para reducir tus gastos operativos. Nuestro enfoque es brindarte más ahorro de operación, mejor control de tus recursos y facilitarte el uso de nuestra línea de impresoras y multifuncionales Ricoh o Sharp.
¡Contamos con el equipo perfecto para la documentación digital de tu empresa!
