Todas las empresas tienen diferentes necesidades y por ende cuando se trata del trabajo de impresión, este también es diferente, es por ello que en esta guía te daremos a conocer ciertos aspectos para saber si tu empresa necesita cambiar de impresoras para cubrir de manera adecuada su gestión documental.
Por ejemplo, existen empresas pequeñas que solo requieren de un equipo de impresión, mientras que hay otras que necesitan impresoras de alta capacidad, que brinden una producción más elevada, incluso dispositivos que sean capaces de imprimir en varios formatos y con una alta resolución de imagen.
¿Cómo saber si una empresa requiere cambiar de impresoras?
Aunque se crea que las únicas empresas que requieren de equipos de impresión multifuncional son las que se encargan de brindar servicios de artes gráficas y diseño, es un error, ya que existen otras compañías que también tienen necesidades particulares al momento de imprimir.
Por tal motivo es fundamental que se estudie la cantidad de trabajo que se requiere imprimir y qué necesita la compañía para poder determinar el tipo de impresora multifuncional ideal en estos casos.
Otro aspecto a tener en cuenta en la empresa es que si además de requerir un equipo de impresión, se debe contar con una impresora que realice el trabajo a alta velocidad.
La calidad es otro elemento a considerar a la hora de imprimir, es lógico que mientras más impresiones se necesiten, más potente deberá ser la impresora, lo que significa que se debe tener en cuenta las copias que es capaz de generar la impresora por minuto, de esta manera se puede calcular la capacidad de la misma.
Las impresoras multifuncionales tienen la capacidad de alcanzar una velocidad mayor en comparación con las tradicionales. Estas potentes máquinas no generan colas de impresión, contribuyendo a la productividad de la empresa.
Características a tener en cuenta para cambiar de impresoras
- Velocidad y calidad de impresión
Dos variables que se deben tomar en cuenta para conocer si tu empresa debe cambiar de impresoras, ya sea un equipo o varios, es la calidad de impresión y la velocidad que se requiere.
Mientras la empresa tenga un mayor volumen de trabajo para imprimir, la recomendación es que cuenten con impresoras multifuncionales de gran productividad.
La cualidad principal de los equipos multifuncionales de impresión es que tienen la capacidad de imprimir con mayor velocidad, de este modo se podrán obtener los trabajos en corto tiempo.
La otra característica que debe tener presente es la definición de las impresoras y la elevada calidad, además que no solo impriman a blanco y negro, sino que tengan la capacidad de imprimir a color
Muchas compañías precisan impresoras que tengan la capacidad de imprimir trabajos de alta resolución, sobre todo si cuentan con áreas en donde se deben imprimir trípticos, carteles, folletos y otros elementos con componentes gráficos a full color.
Si este tipo de impresión es muy necesaria en la empresa y se realiza con frecuencia, se aconseja optar por impresoras de alta gama.
- Protección de la información
Adicional a necesitar copias en alta resolución y un alto nivel de producción, algunas empresas requieren imprimir información confidencial en equipos a los que tienen acceso varios empleados de la compañía, que no deben tener acceso a dicha información.
Por ejemplo, algunos modelos de impresoras multifuncionales disponen de distintas funciones que permiten proteger cualquier tipo de información confidencial.
Para ello, los equipos cuentan con unidades de almacenamiento, en donde protegen o resguardan dicha información mediante cifrado.
De este modo únicamente tendrán acceso a la información las personas que imprimirán el archivo y los que no cuentan con ese permiso por ningún motivo podrán verlo.
Una recomendación es que, si en tu empresa se requiere la impresión de documentos con información sensible, en ambientes donde los empleados tienen que usar la impresora, quizá sea conveniente disponer de una de impresora con estas características.
Empresas que necesitan cambiar de impresoras
Algunas empresas que necesitan la impresión de formatos especiales, deben contar con equipos que faciliten su labor y de alto rendimiento. Además, existen compañías que tienen un volumen mayor de trabajo y necesitan priorizar sus tareas.
Con un equipo de impresión adecuado, los trabajos se pueden programar y hacer las tareas automáticas. Sin lugar a duda es una manera de ahorrarle tiempo a los empleados y de aumentar la productividad de la empresa.
Otra ventaja que ofrecen es que debido a que permiten conexión inalámbrica por WiFi, los usuarios pueden tomar el control del equipo a distancia, sin necesidad de estar presente para efectuar las impresiones.
Una prioridad para tu empresa es que pueda contar con un equipo de esta magnitud, que pueda sacar con eficiencia y rapidez grandes volúmenes de trabajo y aporten una excelente calidad de impresión.
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